Mitteilung an Ämter/Behörden/TÖB einstellen
Alle Ämter, die im Vorgang in der Beteiligung hinterlegt sind, können neben dem automatischen Erzeugen der Dokumente jederzeit in der Textverarbeitung auch manuell als Adressat für ein Schreiben ausgewählt werden.
Klicken Sie Im Dialog „Textverarbeitung“ in der Liste der Standarddrucke das Empfänger-Symbol 
.
Es erscheint eine hierarchische Übersicht der möglichen Empfänger.
Markieren Sie den/die Ämter manuell.
Standard-Anrede für Ämter einstellen
Soll jedoch ein Amt angeschrieben werden, welches nicht zur Stellungnahme aufgefordert wird, muss das Amt trotzdem in den Vorgang eingebunden werden. Bei der Auswahl der Adressaten wird in der Textverarbeitung keine Ämter-und-Behördendatei zur freien Auswahl eines Adressaten angeboten. Damit trotzdem Mitteilungen geschrieben werden können, ohne die Behörden klassisch über die Beteiligung im Vorgang zu speichern, sind folgende Parameter-Einstellungen notwendig:
1. In der Optionsverwaltung ist unter PROSOZBau > Sachbearbeitung > Vorgangsbearbeitung > Beteiligte > Standardanrede für Ämter als Beteiligte im Feld Wert die Anrede „~“ (Tilde) als Standardanrede für Ämter zu hinterlegen.
2. Legen Sie unter Parameter > Adressverwaltung > Adressparameter > Adressobergruppen eine Adressobergruppe für Ämter / Behörden als Beteiligte an und vergeben Sie einen Adress-Platzhalter (1289), siehe Adressobergruppen.
3. Ordnen Sie in der Kennziffernsteuerung unter Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Kennziffern > Steuerung diese neue Adressobergruppe den einzelnen Verfahrensarten zu, siehe Kennziffern-Steuerung.
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Hierzu wählen Sie im Arbeitsbereich aus dem Parameter Adressobergruppe für Ämter als Beteiligte im Auswahlfeld die neu Adressobergruppe aus.
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Markieren Sie zusätzlich in der Liste des Parameter zugehörige Adressobergruppe für Beteiligte die neue Adressobergruppe.
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Klicken Sie im Reiter Bearbeiten die Schaltfläche Speichern
, um die Auswahl der Adressobergruppe zu speichern.
Durch die Einstellungen in der Kennziffernsteuerung ist bei den Beteiligten die Schaltfläche aus Ämtern / Behörden / TÖB lesen nun aktiv, siehe Beteiligte aus Ämtern/Behörden/TÖB lesen.
Die neue angelegte Adressobergruppe finden Sie in der Gruppe Obergruppen.
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